Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
seit Jahresbeginn arbeiten wir mit vielen Mitarbeitern parallel an unterschiedlichen Themen. Damit Sie einen besseren Eindruck von der organisatorischen Teilung bekommen, möchten wir Ihnen die einzelnen Projektteams näher vorstellen. Das abgebildete Organigramm veranschaulicht den Aufbau der Projektorganisation.
Die Funktionen der einzelnen Projektteams stellen wir Ihnen nachfolgend kurz vor.
Lenkungsausschuss:
Der Lenkungsausschuss tagt in einem Rhythmus von sechs Wochen. An diesem Termin nimmt zusätzlich die Projektleitung teil. Neben der Vorstellung eines detaillierten Projektberichts werden in diesem Gremium strategische Entscheidungen zur Projektausrichtung getroffen.
Projektleitung:
Die Projektleitung hat im Kern die Aufgabe der operativen Steuerung des Projekts. Im Wesentlichen betrifft dies die Sicherstellung des Projektfortschritts in Zeit, Kosten und Qualität.
Derzeit arbeiten wir in insgesamt 7 Teilprojekten parallel an unterschiedlichen Themen.
- In dem Teilprojekt Ende-zu-Ende-Prozess wird ein durchgängiger Ablaufprozess von der Auftragserfassung über die Rechnungsstellung bis zum Forderungsmanagement für den Geschäftsbereich Vermarktung erarbeitet. Der Einsatz moderner Kommunikationsmittel im Außendienst wie z.B. von Tablets steht in diesem Teilprojekt auf der Agenda.
- Das Teilprojekt Optimierung Rechnungswesen behandelt die Rechnungsverarbeitung vom Eingang der Rechnung über die sachliche Prüfung bis zur Freigabe und der anschließenden Zahlung. Das Ziel ist es, die Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu vereinfachen. Dazu sollen die papierhaften Rechnungen auf einen modernen digitalen Prozess umgestellt werden.
- Das Teilprojekt IT: Moderne Kommunikation/Personal beschäftigt sich mit der Bewertung und Anschaffung moderner Kommunikationsmittel wie z. B. von Tablet, Konferenztelefon, Videokonferenzsystem oder der Einrichtung des RUW Portals. Durch passgenaue Endgeräte soll die tägliche Arbeit für die Mitarbeiter erleichtert werden.
- Das Teilprojekt IT: Betrieb/Organisation übernimmt als Aufgabe die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderungen und die Ausarbeitung eines Entwicklungsplans für die IT Themen wie Netzwerk, Basis- und Infrastruktur Services und Vieles mehr.
- Zum heutigen Zeitpunkt ist das Teilprojekt Quick Wins bereits abgeschlossen. Der Forderungsreport mit einer Übersicht über alle offenen Forderungen wurde automatisiert. Außerdem wurde die Gewinn- und Verlustrechnung um nützliche Planzahlen erweitert. Die ersten Erfahrungen werden Ihnen bald von den Kollegen auf dem Blog präsentiert.
- Das Teilprojekt Projektmanagement übernimmt neben der Steuerung des Gesamtprojektes den regelmäßigen Informationsfluss an die Mitarbeiter der RUW und weitere Interessensgruppen. Zusätzlich erfolgt die Steuerung der externen Dienstleister durch dieses Teilprojekt.
- Mit der Stammdatenorganisation als Schwerpunkt in dem Teilprojekt Stammdaten wollen wir eine einheitliche Datenlandschaft schaffen. Zunächst wird geklärt, welche Stammdaten in den unterschiedlichen Geschäftsbereichen Besamung, Zucht und Vermarktung existieren. Das Schüsselwort ist hier die Vereinheitlichung. Anschließend wird die Datenarchitektur ausgearbeitet.
