Ein bewusster Umgang mit Personen- und Unternehmensdaten ist wichtig. Sie erhalten von uns einige Hinweise, die Ihnen bei der täglichen Arbeit mit sensiblen Daten helfen sollen.
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die folgenden Grundsätze (Art. 5 DSGVO):
- Rechtsmäßige Verarbeitung nach Treu und Glauben mit Transparenz,
- Zweckbindung,
- Datenminimierung,
- Richtigkeit,
- Speicherbegrenzung (Löschung),
- Integrität und Vertraulichkeit.
Auf den ersten Blick ist es schwer, die unmittelbare Bedeutung für unsere tägliche Arbeit daraus abzuleiten. Ich möchte deshalb ein paar einfache Hinweise geben, welche uns dabei helfen, die Grundsätze einzuhalten.
- Geben Sie keine Auskunft über personenbezogene Daten bei Telefonaten oder Gesprächen mit Dritten. Fragen Sie stattdessen nach dem Namen sowie den Kontaktdaten und reichen diese an die betroffenen Mitarbeiter weiter.
- Verschließen Sie Gebäude, Räume, Geräte und Datenträger bei Abwesenheit.
- Sorgen Sie für einen Zugriffsschutz für mobile Geräte außerhalb des Unternehmens, indem Sie Ihre Passwörter regelmäßig ändern.
- Verwendung Sie sichere Passwörter (mind. acht Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen).
- Sperren Sie Ihren Bildschirm beim zwischenzeitlichen Verlassen des Arbeitsplatzes (Kurztaste WINDOWS + L).
- Schließen Sie keine privaten Datenträger an PCs an und nutzen Sie bitte ausschließlich Endgeräte der RUW.
- Unterlagen/Akten mit personenbezogenen Daten, die nicht mehr gebraucht werden, müssen ordnungsgemäß vernichtet werden (Datenschutztonne, auch für Elektrogeräte).
- Vertrauliche Unterlagen nicht offen auf dem Schreibtisch oder im Büro zugänglich liegen lassen.
- Keine öffentliche Speicherung von personenbezogenen Daten (Geburtstage, etc). Löschen Sie regelmäßig Daten, die Sie nicht mehr benötigen.
- Datenpannen nicht verschweigen, sondern direkt melden - Gemeinsam finden wir eine Lösung!
Ich hoffe, diese einfachen Hinweise helfen Ihnen bei der täglichen Arbeit. Wichtig ist ein bewusster Umgang mit Personen- und Unternehmensdaten. Scheuen Sie deshalb nicht, mich bei Rückfragen direkt anzusprechen.
